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Organiser un stage
Conseils pour les organisateurs et hôtes
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Les organisateurs sont les personnes qui programment, remplissent et gèrent régulièrement des stages. Les organisateurs reçoivent généralement 100% des recettes des auditeurs et participent gratuitement au stage en compensation du travail réalisé.
L'hôte est la personne de contact responsable du lieu où se déroule le stage. Il est responsable des différentes tâches liées à la gestion des chevaux et des infrastructures lors du stage. L'hôte peut être rémunéré pour l'utilisation des infrastructures ou invité à participer au stage gratuitement.
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Vous pouvez également organiser et accueillir chez vous.
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Quelles sont mes attributions en tant qu'organisateur?
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L'organisateur est la personne directement en contact avec moi pour préparer le stage. Vous serez la personne de référence listée sur la page des événements de ce site.
Voici une liste pour vous donner une idée des étapes à réaliser:
1. Trouver un hôte qui souhaite accueillir dans ses installations. Si vous avez besoin d'aide, vous pouvez me contacter.
2. Trouver une date et un moment durant lesquels les installations et moi-même sommes disponibles pour un stage.
3. Réserver les installations et signer un accord de location.
4. Réserver les dates du stage auprès de moi.
5. Me fournir une liste d'informations (adresse, infrastructures, détails d'hébergement des chevaux, ce qu'ils doivent apporter, etc) que je pourrai poster sur mon site internet.
6. Faire de la publicité pour informer les gens si nécessaire.
7. Répondre aux questions, prendre les réservations des participants et auditeurs et envoyer les documents d'inscriptions et de détails.
8. Avant le stage, préparer l'accueil des participants et du public sur le lieu du stage.
9. Après le stage, remettre tout en état et payer la location des infrastructures avant de quitter les lieux.
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Quelles sont mes attributions en tant qu'hôte?
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Si vous souhaitez uniquement être hôte, vous devrez trouver un organisateur. N'hésitez pas à me contacter pour élargir votre recherche. Vous pouvez également être hôte et organisateur.
Vous devrez fournir les détails concernant les infrastructures, les conditions et les frais de location et d'hébergement à l'organisateur. Lorsque le stage est programmé, vous devrez réceptionner les réservations et les payements pour l'hébergement des chevaux. Lors du stage, vous serez présent pour accueillir les chevaux et les visiteurs. Vous resterez aussi disponible en cas d'urgence.
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Combien devrais-je faire payer les auditeurs?
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Le prix pour les spectateurs varient souvent entre 15€ et 30€/jour, mais cela reste à l'appréciation de l'organisateur. Une réduction peut être offerte en cas de réservation pour plusieurs jours ou avant une certaine date. Les participants peuvent aussi recevoir des tickets qu'ils distribueront ou revendront.
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En quoi consiste le volontariat?
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Il y a toujours des personnes prêtes à aider lors des stages (préparation carrière, crottins, accueil, ...). Vous pouvez vous organiser au préalable pour avoir un ou plusieurs volontaires afin d'aider. En échange de leur travail, les volontaires auditionnent les stages gratuitement.
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Combien dois-je demander aux participants pour l'acompte?
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Je vous conseille de demander un acompte de 50% du prix du stage entre 8 et 4 semaines avant la date du stage. L'acompte pourra être rendu jusqu'à 30 jours avant le stage grâce à une lettre d'annulation non volontaire et idéalement un candidat remplaçant. Vous pouvez ouvrir une liste d'attente afin de pouvoir facilement contacter un potentiel remplaçant dans le cas d'une annulation.
Vous pouvez aussi offrir une réduction sur le prix pour les participants qui payerait l'entièreté du prix avant une certaine date.
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Autorisez-vous les photos et vidéos?
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Oui, mais seulement à condition que vous les gardiez pour une utilisation personnelle.
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Les participants doivent-ils avoir des connaissances préalables en Horsemanship pour participer?
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Cela dépend de la thématique du stage. Les stages concernant les fondamentaux au sol ne nécessitent pas de prérequis. Si des prérequis sont nécessaires pour un stage, cela sera communiqué lors de la publicité.
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Si vous êtes intéressé par l'organisation ou l'accueil d'un stage avec moi, il vous suffit de me contacter.
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